Эффективное управление временем
Бродя по лесу, один человек натолкнулся на работника, который с ожесточением пилил дерево.
- Что это вы делаете? – поинтересовался человек.
- Сами, что ли, не видите? – следует ответ. – Пилю.
- Вы выглядите усталым, с сочувствием сказал незнакомец. – Давно пилите?
- Да уже больше пяти часов! – отвечает работник. – Еле на ногах стою. Нелёгкая это работа!
- Так почему бы вам не прерваться на несколько минут и не заточить пилу? – советует человек. Работа пойдёт гораздо быстрее!
- Нет у меня времени точить пилу! – восклицает человек. Мне пилить надо!
Это пример низкой эффективности работы. Чтобы её повысить, нужно потратить 30 минут на затачивание пилы, чтобы потом, работая острой пилой, сэкономить несколько часов, сохранить силы и здоровье. На первый взгляд, это очевидно. Но, как видно из ситуации, не каждый человек способен продумать, предусмотреть и реализовать механизмы, повышающие эффективность труда. На это способен человек по-своему творческий, инициативный. Расходование времени на затачивание пилы как раз и требует от человека проявления инициативы. Только инициативный человек может быть успешным и эффективным. Инициативными не рождаются, ими становятся, работая над собой, развивая собственные ресурсы.
Только постоянно учась чему-то новому и размышляя, читая и планируя, трудясь и набирая опыт конструктивного взаимодействия и уважительного отношения к окружающим, сохраняя собственное достоинство и душевное равновесие, находясь в гармонии с истинными принципами и ценностями, обретая способность видеть конечную цель и весь путь, ведущий к ней, заботясь о своём здоровье и физической форме, мы сможем стать инициативными и эффективными.
Если деятельность эффективна, ей всегда сопутствует чувство удовлетворённости. Организм как бы сам поощряет себя за правильное поведение, повышая при этом синтез гормонов удовольствия (эндорфинов), которые, связываясь с соответствующими рецепторами мозга, вызывают положительные эмоции. Нам это знакомо: чувство удовольствия и удовлетворения после успешной и эффективной работы, в которую вложено немало сил, которая продумана и распланирована до мелочей, не второпях, основательно, заблаговременно.
В ысокая эффективность успешных людей связана с их умением рационально использовать своё рабочее время на определённые виды деятельности, которые определяются двумя факторами: срочностью и важностью.
Срочное – то, что требует немедленного внимания, что можно обозначить словом «сейчас». Звонящий телефон – это тоже срочное. Как бы мы не были заняты, мы всегда поднимем трубку, если раздаётся звонок. Срочные дела очевидны, они давят на нас, требуют немедленных действий, но очень часто оказываются неважными.
Важное – это то, что имеет отношение к результатам, что способствует реализации наших планов и задач. Важные, но не срочные дела требуют от нас большей инициативы и активности для достижения позитивных результатов. Расходование времени на «затачивание пилы» для повышения эффективности выполняемой работы – это тоже несрочная, но важная работа.
В зависимости от распределения времени по форме занятости, существует несколько вариантов использования своего рабочего времени.
Первый вариант, когда жизнью людей управляют важные и срочные дела, то, что мы обычно называем «кризисами» или «проблемами»: срочные документы и информации, накопившиеся «хвосты» у студентов и угроза отчисления, проекты с горящим сроком исполнения и др. У каждого из нас в жизни есть какое-то количество срочных дел. Однако многих людей эти срочные проблемы полностью поглощают, накрывают целиком, как огромная волна, которая накатывает, обрушивается и сбивает с ног. Человек борется с этой волной, но, едва справившись с нею, попадает под очередную, которая способна раздавить его. Около 90% их времени тратится на постоянное «тушение пожара». Эти дела не требуют проявления инициативы в силу своей срочности. Результатом такого распределения времени являются стресс, самосожжение, жизнь в условиях кризиса, постоянный пожар и вечный бой, хроническая нехватка времени, что приводит к разочарованию и бегству от проблем к пустым развлечениям, азартным играм и другим не более лицеприятным способам снятия стресса. Всё это ослабляет организм человека и его иммунную систему, способствует развитию различных заболеваний и болезненных состояний.
Второй вариант, когда люди основную часть своего времени (до 80%) тратят на дела неважные (срочные и несрочные): постоянные посторонние разговоры и телефонные звонки, какая-то корреспонденция, пустые встречи, небрежное, на скорую руку, и недобросовестное выполнение простых обязанностей, праздное времяпрепровождение. Человек топчется на месте, даже не пытаясь участвовать в решении проблем, сводя к нулю эффективность. Результатом такого распределения времени является концентрация на краткосрочном, ощущение жертвы, не владеющей собой, осознание бессмысленности целей и планов. Такая пустая трата времени приводит к полной безответственности, к увольнениям с работы, к зависимости от других лиц, способствует проявлению склонности к разрушительному и рискованному поведению (потребление наркотиков, злоупотребление алкоголем, аморальный образ жизни, азартные игры, склонность к правонарушениям).
Третий вариант распределения рабочего времени, когда около 95% времени человек тратит на важные, но не срочные дела: выстраивание отношений, своевременное выполнение заданий, поручений, уроков, планирование предстоящих дел и подготовка к ним, поиск новых возможностей, профилактика, забота о здоровье – все те дела, которые мы считаем нужными, но за которые не торопимся браться, поскольку они не срочные, хотя на самом деле являются делами высокого порядка, которые создают новые возможности, требуют проявления инициативы, последовательности, умения видеть перспективу и смысл деятельности, направлены на развитие и реализацию человеческого потенциала. Это дела высокого порядка, создающие новые возможности. Такой вариант распределения времени - это основа эффективности.
Эффективные люди мыслят не проблемами, а возможностями. Они мыслят упреждающе, стараясь не допускать появления проблем. Они дисциплинированы, эмоционально устойчивы и равновесны. Благодаря их умению держать ситуацию под контролем, у них редко возникают кризисные ситуации.
Я думаю, что эффективными могут и должны быть не только отдельные люди, но и организации, учреждения или предприятия, отрасли и государство в целом. Но и им, как и отдельно взятому человеку, для повышения эффективности производства, экономики и управления важны те же самые правила организации работы и распределения рабочего времени.
